Евгения Р. Суть закона и критическая важность согласия
Почему это важно? Согласно
Нарушение закона влечет крупные штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ:
- для должностных лиц — от 50 000 до 200 000 ₽;
- для юридических лиц — от 150 000 до 15 000 000 ₽;
Когда нужно получать согласие? Согласие требуется, если кандидат был добавлен в систему не из hh.ru.
Все кандидаты, которые были добавлены в Talantix из hh.ru, в соответствии с соискательской офертой соглашаются на передачу их персональных данных с hh.ru в Talantix (п. 2.27 Соглашения по содействию в трудоустройстве и иных видах занятости).
Вы можете использовать данные таких кандидатов для рассмотрения возможности их трудоустройства, приглашений на интервью, проведения собеседований и включения в кадровый резерв.
Как Talantix помогает соблюдать закон: сертификация и встроенные инструменты
Подтверждение соответствия. Talantix прошёл независимую проверку на соответствие требованиям
С декларацией соответствия вы можете ознакомиться поQR-коду :
Для кандидатов из hh.ru (те кандидаты, кто добавлен любым цифровым способом: через отклик на hh.ru, приглашение c hh.ru или плагин импорта резюме c hh.ru) согласие уже получено в рамках приёма соискателем условий оферты на hh.ru.
Вам не нужно запрашивать его повторно — можете сразу работать с кандидатами. Об этом свидетельствует наличие зеленой галки справа на карточке такого кандидата.
Для кандидатов с лендинга Talantix (публичная страница вакансии для сбора откликов с вашего сайта, мессенджеров, социальных сетей или из
Для кандидатов из других источников (другие работные сайты, электронная почта, кадровое агентство, рекомендации и пр.) необходимо получить отдельное согласие, и Talantix предоставляет для этого удобный встроенный функционал, который позволяет:
- отправить запрос одному или группе кандидатов, в том числе повторно;
- автоматически отслеживать статус (ожидание, получено, отказ);
- хранить доказательство получения согласия в карточке кандидата.
Юридическая надёжность встроенной в Talantix формы согласия
Форма согласия в Talantix разработана юристами с учётом всех актуальных требований Роскомнадзора и лучших практик. Она разработана так, чтобы покрывать все основные цели обработки данных в процессе подбора.
1. Все этапы подбора: рассмотрение кандидатуры, приглашение на интервью, проведение собеседований, принятие решения о трудоустройстве.
2. Кадровый резерв и стажировки: форма применима для включения в резерв и проведения стажировок, так как они являются частью процесса отбора.
3. Передача внутри группы компаний: форма разрешает передачу данных другим компаниям вашей группы (при условии, что их список опубликован на вашем сайте), включая трансграничную передачу.
4. Срок хранения данных соответствует сроку нахождения в кадровом резерве, который вы устанавливаете своим внутренним положением.
Важно
Содержание формы нельзя изменить, что гарантирует её юридическую чистоту. Если вам необходима особая форма согласия, вы можете получить её вне Talantix и загрузить скан в карточку кандидата или проконсультироваться с менеджером Talantix о возможности такой доработки.
Практическое руководство: как запросить согласие в Talantix
Реквизиты для формы согласия в Talantix
1. Перейдите в раздел «Настройки компании».
2. Заполните обязательные поля:
- название компании;
- юридическое название;
- юридический адрес;
- ИНН.
В качестве теста системы можно направить форму согласия себе (создать кандидата в Talantix), чтобы увидеть, как работает процесс и как выглядит текст согласия.
Запрос для одного кандидата
Для отправки запроса у кандидата должен быть указан адрес электронной почты. Если адрес не указан — запросите его у кандидата и внесите в карточку в Talantix.
1. Перейдите в раздел «Вакансии», выберите нужную вакансию и кандидата на этапе подбора.
Другой способ: зайдите в раздел «Кандидаты» и выберите кандидата, используя фильтры для поиска.
2. Откройте карточку нужного кандидата.
3. В верхнем меню нажмите кнопку «Запросить согласие» (может быть во вкладке «Ещё»).
4. В появившемся окне проверьте текст письма, нажав «Посмотреть шаблон запроса».
5. Нажмите «Запросить согласие».
Письмо будет отправлено автоматически на email кандидата.
В карточке кандидата во вкладке «Комментарии и история» сохранится запись о том, когда и кем был направлен запрос на согласие.
Также в карточке кандидата при наведении на иконку часов вы увидите статус и дату отправки запроса.
Запрос можно направлять повторно.
Массовый запрос для группы кандидатов
1. В разделе «Кандидаты» примените фильтр «Статус обработки перс. данных»→«Запрос не отправлен».
При необходимости сузьте выборку другими фильтрами (например «Этап: Неразобранные»).
2. Нажмите «Выделить все» или отметьте нужных кандидатов вручную.
3. Нажмите кнопку «Запрос согласия».
4. Подтвердите отправку. Система отправит письма всем выбранным кандидатам.
Функционал запроса согласия полностью доступен с мобильных устройств.
Что видит кандидат и как обработать ответ
Кандидат получает письмо с индивидуальной ссылкой. При переходе он видит полный текст согласия и две кнопки: «Я согласен» или «Я не согласен».
- Согласие получено: в карточке кандидата появится соответствующая отметка.
- Отказ: в карточке отобразится «Отказ».
- Нет ответа: в карточке будет статус «Ожидание ответа».
Важно
Кандидатов, отказавшихся дать согласие или не ответивших в течение 10 рабочих дней, рекомендуется удалить из системы во избежание нарушения закона.
Как сделать аудит базы или выгрузить отчёт о её состоянии
1. В разделе «Кандидаты» выберите фильтр «Статус обработки перс. данных»: «Запрос направлен», «Получено согласие», «Получен отказ», «Запрос не отправлен».
При выборе одного из этих фильтров вы увидите, сколько в базе кандидатов, отвечающих этим условиям. К примеру, выбрав «Запрос не отправлен», вы увидите, что есть n кандидатов без направленного согласия во всей базе из всех имеющихся в ней.
2. Направьте им запрос.
Как выгрузить отчёт в Excel с детализированным состоянием по кандидатам
Для
Где искать:
Во вкладке «Аналитика»→ раздел «Выгрузки в Excel», отчёт «Кандидаты на вакансиях».
В этой выгрузке вы найдёте поля:
- «Статус обработки перс. данных» со значениями «Запрос не отправлен», «Отказ в запросе», «Получено согласие», «Запрос отправлен»;
- «Дата обработки перс. данных», где зафиксированы даты последнего изменения статуса обработки перс. данных в формате в формате «день, месяц, год».
Подробнее об отчёте «Кандидаты на вакансиях».
- Данные, включённые выгрузку, будут актуальными в момент выгрузки.
- Доступ к выгрузке по полной базе компании доступен пользователю с ролью Администратор в Talantix.
- Выгрузку можно сделать в любой момент.
- Если вам нужна выгрузка
лог-файла , запросите её у менеджера Talantix.
Частота проверок Роскомнадзора
Все операторы (малые, средние, крупные компании) подчиняются единым требованиям закона, то есть проверка может прийти к компании любого размера. Самый вероятный кейс — проверка может прийти в случае утечки персональных данных или по жалобам кандидатов.
Требования к документам при работе с резервом
Необходимо иметь локальный нормативный акт — положение или регламент о кадровом резерве, который устанавливает срок хранения данных. Этот документ служит обоснованием при проверках.
Сроки хранения данных в кадровом резерве
Срок кадрового резерва устанавливается самим оператором. Это может быть 1, 3, 5 или даже 10 лет, если это можно обосновать. Нет нормативного срока кадрового резерва.
Роскомнадзор может указывать на 3–5 лет, но это не жесткое требование. Главное — обосновать необходимость такого срока исходя из специфики отрасли компании. У вас должен быть локальный нормативный акт о кадровом резерве, где указан этот срок.
Доказательство законности ведения базы
В соответствии со ст.9 152-ФЗ «О персональных данных» согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом.
Самим 152-ФЗ установлены требования к получению согласия в письменной форме, в случае обработки специальной категории данных (сведения о здоровье, например) или биометрии.
Работа с персональными данными соискателей не предполагает обработку такого рода сведений. В силу чего согласие может быть получено в любой форме, в том числе через нажатие кнопки «Согласен», как это реализовано в Talantix.
Подтверждением факта получения согласия является запись в БД Talantix информации о полученном согласии с фиксацией даты получения согласия. В интерфейсе факт получения согласия отображается как зеленая галочка в карточке кандидата.
Смена названия компании без реорганизации
При смене только наименования юридического лица без реорганизации согласие запрашивать не нужно.
Юридическое лицо остается тем же, с тем же ИНН — это тот же оператор персональных данных. Юридически запрашивать новое согласие нет необходимости. Это можно отследить через государственный реестр юридических лиц.
Да, можно использовать государственный реестр как подтверждение того, что
Реорганизация компаний (присоединение)
При реорганизации в форме присоединения, когда одно юридическое лицо присоединяется к другому и прекращает своё существование, нужно получать новые согласия для нового юридического лица, так как предыдущее прекратило существование. Юридически это другой оператор персональных данных.
Группа компаний — передача данных
Каждая компания в группе должна запрашивать согласие для себя.
Но если компании перечислены на сайте как группа лиц, то можно передавать данные внутри группы без дополнительных согласий. Согласие на передачу внутри группы включено в стандартный текст согласия Talantix.
Передача данных третьим лицам
Стандартный текст согласия Talantix позволяет передавать данные между компаниями одной группы, при условии наличия на сайте оператора персональных данных информации о группе компаний.
Для передачи в иные компании необходимо получить отдельное согласие у кандидата.
Кнопка «Поделиться» — передача резюме руководителю на согласование, для проведения встречи и прочее
Согласие получено на компанию и передача предполагается сотруднику компании, для которого действительно согласие. Данные не выходят за рамки юридического лица, которому было выдано согласие — то есть все в рамках закона.
Исключением будет кейс, когда данные пересылаются
Передача резюме клиентам кадрового агентства
Если кандидат с hh.ru: у рекрутера кадрового агентства есть право передачи клиенту согласно оферте соискателя на hh.ru.
Если кандидат не с hh.ru: для такого кандидата агентство должно подписать согласие, которое будет позволять направлять данные кандидатов своим клиентам. При наличии интереса у кадрового агентства добавить такое согласие в цифровом виде, обратитесь к менеджеру Talantix.
Как работает отзыв согласия
В случае, если отзыв происходит от кандидатов с hh.ru через удаление аккаунта кандидата, то в Talantix для такого кандидата автоматически снимается галочка о наличии согласия (релиз в Q4.2025).
Для кандидатов из других каналов отзыв согласия происходит путем прямого обращения к работодателю, который в любой момент может удалять данные кандидата из Talantix.
При необходимости и по запросу через менеджера Talantix мы сможем выгрузить лог-файлы об удалении в срок до 5 рабочих дней.
Актуализация оферты соискателя на hh.ru
По правилам оферты: если пользователь hh.ru пользуется сайтом, он принимает текущие условия.
Условие о передаче данных с hh.ru в Talantix появилось в соискательской оферте с 22.01.2021 года.
Если пользователь hh.ru не заходил на сайт после этой даты, то условия оферты о передаче данных в Talantix для него не действуют. В каждом конкретном случае требуется индивидуальное рассмотрение. При обращении к менеджеру Talantix, мы сможем помочь с уточнением факта принятия оферты и ее версии.
Спасибо за оценку!