Как отправить кандидату письмо из Talantix

В Talantix вся переписка с соискателями ведется внутри системы. Вам не нужно переключаться между почтой, чатами или другими сервисами.

Шаг 1: Выберите кандидата

• Из раздела «Вакансии»:

1. Перейдите в раздел «Вакансии» → выберите нужную вакансию.

2. Найдите кандидата в списке и откройте его карточку.

• Из раздела «Кандидаты»:

1. Зайдите в раздел «Кандидаты».

2. Кликните на карточку нужного соискателя.

Подробно о том, как искать кандидатов в Talantix читайте здесь.\

Шаг 2: Откройте форму письма

1. Из карточки кандидата:

Нажмите кнопку «Написать письмо» (может быть во вкладке «Еще» или в основном меню).

2. Через вкладку «Письма»:

В карточке кандидата перейдите во вкладку «Письма» → нажмите «Написать».

Шаг 3: Отправьте письмо

• Введите тему и текст вручную или выберите шаблон из списка (тема и текст заполнятся автоматически).

Чтобы создать/редактировать шаблоны: Перейдите в «Настройки компании» → «Шаблоны писем».

• Нажмите «Отправить письмо».

Система уведомит: «Письмо успешно отправлено».

Если вы не привязали рабочую почту к Talantix, кандидат получит письмо с адреса noreply@talantix.ru.

Важно о почте

• Исходящее сообщение сохранится во вкладке «Письма», а ответ кандидата придёт на электронную почту, которую вы используете для входа в Talantix.
• Ответ не отобразится в системе, если вы не подключили рабочую почту.
• После подключения почты в разделе «Письма» карточки кандидата будет отображаться вся переписка с кандидатом, включая его ответы.
• Если у кандидата не указана почта, при попытке отправить письмо, вы увидите уведомление «Невозможно отправить письмо — у кандидата не указан Email».  

Подробно о том, как подключить свою почту к Talantix, читайте здесь.

Массовая рассылка кандидатам в чаты работных сайтов и на почту

Рекрутеры всегда стараются связаться с кандидатом по всем доступным каналам. Практика показывает: кандидаты охотнее и быстрее отвечают там, где изначально откликнулись на вакансию.

Теперь не нужно писать каждому отдельно в разных мессенджерах — массовую рассылку можно запустить в пару кликов сразу для нескольких кандидатов.

Отправлять сообщения можно не только на почту, но и в чаты работных сайтов (hh.ru и «Авито»), чтобы оставаться на связи в тех каналах, где кандидату удобнее отвечать.

Функция доступна для всех тарифов.

Права доступа

• «Администратор» и «Рекрутер» могут отправлять во все каналы.
• «Линейный руководитель» и «Участник» — только по почте. Для рассылки в чаты hh.ru или «Авито» их роль нужно повысить до «Рекрутера».

Как это работает

В массовых действиях с кандидатами в разделах «Вакансии» и  «Кандидаты» для опции «Написать» можно выбрать канал коммуникации:

• почта;
• чат hh.ru;
• чат «Авито».

1. Выберите кандидатов из списка и нажмите кнопку «Написать».

2. Выберите канал. Можно выбрать один канал или несколько одновременно.

По умолчанию ни один канал не выбран, рекрутер сам отмечает нужные варианты. Выбранный канал подсвечивается синей обводкой.

Система запоминает выбор пользователя и при следующей рассылке автоматически подставляет те же каналы. Это сокращает количество кликов при повторных отправках.

Если сохранённый канал недоступен для нового списка кандидатов, отметка с него автоматически снимается, а поле становится неактивным.

Правила отправки сообщений

• Если у выбранного кандидата нет ни одного из отмеченных каналов, сообщение ему не отправится.
• Если кандидату доступна только часть выбранных каналов, сообщение уйдёт только по ним. Например, если рекрутер выбрал почту и чат hh.ru, а у кандидата доступен только чат, письмо на почту дублироваться не будет.
• Если среди выбранных кандидатов ни у кого нет определённого канала, этот канал нельзя будет выбрать.
• Если для всех выбранных кандидатов недоступны все каналы коммуникации, кнопка «Написать» будет заблокирована.

Где сохраняется история

История отправки сохраняется в карточке кандидата в соответствующих каналах коммуникации:

• письмо — в разделе «Письма»;
• чат «Авито» — во вкладке «Чат Авито»;
• чат hh.ru доступен из карточки кандидата и из шапки сайта, при клике открывается в модальном окне.

В разделе «Комментарии и история» в карточке кандидата отображаются только успешные отправки с указанием конкретного канала.

Неуспешные попытки в историю не попадают, но фиксируются в системе аналитики.

Массовые сообщения в чаты работных сайтов также доступны в автодействиях. Читайте подробнее здесь. 

Как проверить, читает ли кандидат письма

Если пролистать вниз ленту сообщений в разделе «Письма» карточки кандидата, вы увидите переписку с актуальными статусами (статусы будут применяться ко всем письмам, которые были отправлены из системы, через автодействия или вручную — не имеет значения).

У каждого отправленного письма будет актуальный статус (по аналогии с мессенджерами).

✔ Одна галочка — «Письмо отправлено»

✔✔ Две галочки — «Письмо прочитано»

Как работает чат hh.ru в Talantix

Чат hh.ru отображается у всех кандидатов, добавленных с hh.ru. Вы можете начать диалог с кандидатом, не выходя из Talantix, даже если кандидат не прикреплён к вакансиям. 

Чат hh.ru доступен на всех тарифах Talantix: Базовый, Оптимальный и Продвинутый.

Каким кандидатам можно написать

Начать переписку можно с кандидатами, которые попали в Talantix: 

• по откликам;
• по приглашениям;
• через поиск (добавление с помощью  кнопки импорта и быстрой кнопки в резюме кандидата);
• переносом из избранного. 

Написать не получится, если:

• у вас закрыт доступ к контактам кандидата на hh.ru (подробнее об открытии контактов на hh.ru);
• резюме сохранено из hh как файл и загружено вручную.

Прямые звонки через чат пока недоступны.

Где отображается чат

Чат отображается в карточках кандидатов в блоке контактов:

• в разделе «Вакансии»;
• в разделе «Кандидаты».

Новые сообщения отображаются цифрой на иконке.

Как начать переписку в чате

Нажмите на иконку чата в карточке кандидата:

— Если с кандидатом уже есть активный чат — откроется окно с перепиской, синхронизированное с hh.ru.

— Если активной переписки ещё нет, но контакты доступны, появится модальное окно для первого сообщения.

В модальном окне первого сообщения можно:

• выбрать шаблон (как в WhatsApp);
• использовать редактор стилей;
• ввести текст объёмом до 5000 символов;
• прикреплять файлы нельзя.

— Если контакты недоступны, вы увидите предупреждение, написать такому кандидату не получится.

Как система выбирает чат, если их несколько 

• Если у одного кандидата существует несколько активных чатов (например, из разных вакансий), то при клике откроется самый свежий из них.
• Если активных чатов нет, а контакты доступны — откроется окно для нового сообщения. Это работает одинаково и в карточке кандидата внутри вакансии, и во вкладке «Кандидаты». 

Синхронизация и список чатов

Чат полностью синхронизирован с вашим аккаунтом на hh.ru. Нажав на стрелку в левом верхнем углу диалога, вы перейдёте к общему списку чатов, такому же как на hh.ru.

Объединение дублей кандидатов

При слиянии дублирующихся профилей чат сохраняется, если он был хотя бы у одного из объединяемых кандидатов.

Для открытия и создания новых сообщений используется только активное резюме объединённого кандидата. Чаты из неактивных дублей не учитываются.

Особенности работы после объединения:

• Если кандидат был прикреплён к разным вакансиям Talantix, и в каждой из них была своя связка с hh.ru (то есть свой отдельный чат), то после объединения в каждой вакансии сохраняется свой чат. В рамках конкретной вакансии вы по-прежнему видите чат, привязанный к этой вакансии.
• Если вы открываете чат из вкладки «Кандидаты», система не предлагает выбирать между несколькими чатами — вместо этого она автоматически открывает самый свежий из доступных чатов объединённого кандидата.

Права на просмотр и отправку сообщений определяются ролью пользователя и его доступом к чату с данным кандидатом на hh.ru 

Права и роли 

Видят чат:

• Рекрутеры и Администраторы — всегда;
• Линейные руководители и Участники — только если прикреплены к вакансии на hh и в правах роли включена переписка.

Отправлять сообщения могут те, у кого на hh.ru есть доступ к чату с этим кандидатом. Если у Администратора или Рекрутера отсутствует лицензия, чат (включая массовые рассылки) недоступен. 

Чат с кандидатами из Авито Работы

После настройки интеграции у кандидатов, откликнувшихся через Авито Работу, появится иконка чата Авито в разделе контактов. Через неё можно общаться с соискателем прямо в Talantix.

Для общения с кандидатом отведена отдельная вкладка в карточке кандидата. В неё приходят все сообщения от соискателя, и там же можно писать ему.

Подробнее о настройке импорта откликов с Авито работы и возможностях чата с кандидатами из Авито. 

Читайте также:

Сообщения кандидатам в мессенджеры

Как пригласить кандидата на собеседование

Как подключить «Яндекс Телемост» в Talantix и проводить видеовстречи с кандидатами

Перейти в Talantix