Отчет «Процесс работы над вакансиями»

Детальная аналитика по всем вакансиям за выбранный период, необходимая для контроля процесса подбора.

Обновление данных: Все данные обновляются в реальном времени, кроме причин отказов (раз в час).

Учет времени: В отчете учитываются календарные дни (включая выходные и праздничные).

Возможности отчёта

Отчет позволяет проанализировать:

• 📊 Воронку соискателей по этапам.
• 📈 Источники подбора.
• 🚫 Количество отказов и их причины.

Анализ доступен в разрезах:

• Подразделений
• Регионов
• Рекрутеров
• Заказчиков

Информация из отчета помогает контролировать:

• Загрузку рекрутеров.
• Прогресс в работе над каждой вакансией.
• Отклонения в сроках работы над вакансиями.

Как получить отчет

1. Перейдите в «Аналитика» → «Выгрузка в Excel».

2. Нажмите кнопку «За период».

3. Выберите период из списка (неделя, месяц, квартал, год) или задайте вручную.

4. Выберите активные и/или архивные вакансии (одну или несколько).

5. Нажмите «Скачать отчёт».

6. Файл в формате Excel будет отправлен на вашу электронную почту в течение нескольких минут.

Структура отчета

Отчет содержит следующую информацию по выбранным вакансиям:

• ID Заявки
• Название заявки
• Отчет за период
• Дата создания вакансии в Talantix
• Дней в работе, факт
• Отклонение (дней)
• ID Вакансии в Talantix
• ID Вакансии на hh.ru
• Название вакансии на hh.ru
• Название вакансии в Talantix
• Статус
• Подразделение
• Регион
• Ответственный
• Рекрутеры
• Наблюдатели вакансии
• Этап
• Количество кандидатов на этапе
• Среднее время соискателя на этапе, факт (дней)
• Среднее время соискателя на этапе, план (дней)
• Источники
• Отказы по источникам
• Всего отказов
• Причина отказа не указана
• Мы отказали
• Нам отказали

Как работать с отчетом в Excel

Используйте фильтры в первой строке каждого столбца для отбора нужных данных.

Если рекрутеры фиксируют все переходы кандидатов по этапам в Talantix (по статусам подбора), то в колонке «Среднее время соискателя на этапе, факт» будет указано, сколько в среднем кандидат находится на каждом этапе в (календарных) днях. Это позволит сразу увидеть затянувшиеся этапы.

Пример:

Этап «Согласование с руководителем» занимает 7 дней. В каждой компании свои стандарты, но в целом с учетом занятости руководителей запланировать интервью на ближайшую неделю — это хороший показатель.

А вот 10 дней на этапе «Неразобранные» говорит о какой-то проблеме на самом первом этапе подбора. Возможно, в отделе просто не хватает рекрутеров на все задачи.

Как работать со сводными таблицами

1. Во вкладке «Вставка» выберите «Сводная таблица» → «Из таблицы/диапазона».

Как правило, Excel автоматически выделяет всю таблицу (границы таблицы будут обозначены пунктиром). Основное требование — все названия столбцов должны быть заполнены. В отчетах Talantix это всегда так, но если вы будете формировать сводные таблицы на основании каких-то своих данных — обращайте внимание на этот момент. Если Excel автоматически не выделил таблицу, вы можете сделать это вручную.

2. Новую таблицу с помощью перемещения буллита можно сохранить как на «Новом листе», так и на «Существующем листе». Рекомендуем первый вариант — так вам будет удобнее уточнять какие-то моменты в исходной таблице.

3. В правой части окна появится конструктор «Поля сводной таблицы».

Как посмотреть количество кандидатов на этапах подбора

Разберем на примере, как извлечь данные из сводной таблицы, чтобы посмотреть количество кандидатов на каждом этапе.

1. С помощью ползунка справа прокрутите список полей до «Этапы»

2. Левой кнопкой мыши перетащите его в нижний левый квадрат «Строки» 

Поля сводной таблицы выстраиваются не в алфавитном порядке, а в том же порядке, что и столбцы в отчете Talantix.

Слева начинает строиться сводная таблица, в которой пока только один столбец — «Этапы» со списком всех этапов подбора, которые были заведены в Talantix.

3. С помощью ползунка справа прокрутите список полей до «Количество кандидатов на этапе» 

4. Левой кнопкой мыши перетащите его в квадрат «Значение» (в пустом квадрате слева от выбранного поля появится галка). 

Слева в таблице появится второй столбец — «Сумма по полю: Количество кандидатов на этапе»:

В примере для удобства этапы были вручную отсортированы от «Неразобранных» до «Выхода на работу» (и «Адаптация»). Из таблицы наглядно видно, как выглядит воронка подбора.

Чтобы в сводной таблице получилась стройная аналитика, в процессе работы над вакансиями надо вносить все данные об этапах подбора в таблицу, не допуская задвоений (в примере: строки 33 и 34 — «Онлайн-собеседование с HR»).

Подробнее об отчете «Воронка кандидатов» читайте в статье.

Как посмотреть среднее время нахождения кандидатов на этапах подбора

Разберем на примере, как извлечь данные из сводной таблицы, чтобы посмотреть среднее время нахождения кандидатов на каждом этапе.

• С помощью ползунка справа прокрутите список полей до «Среднее время соискателя на этапе, факт (дней)» 

• Левой кнопкой мыши перетащите его в квадрат «Значение» (в пустом квадрате слева от выбранного поля появится галка).

Слева в таблице появится третий столбец.

Excel автоматически суммирует количество соискателей на этапе. Чтобы получить не сумму, а среднее время, в нижнем правом квадрате «Значения» во второй строке левой кнопкой мыши нажмите на «Сумма по полю» -> выберите последний пункт «Параметры полей значений…».

• Далее в открывшемся окне выберите «Среднее» и нажмите кнопку «ОК».

Теперь в третьем столбце показывается среднее время, которые соискатели проводят на каждом этапе.

• Для получения числовых данных правой кнопкой мыши кликните на третьем столбце («Среднее время…») 
• Выберите «Формат ячеек».

• Далее в верхнем меню в разделе «Число» выберите второй пункт сверху «Числовой» и нажмите кнопку «ОК». 

Данные в третьем столбце теперь отображаются в днях.

• С помощью ползунка справа прокрутите список полей до «Название вакансии в Talantix»  
• Левой кнопкой мыши перетащите его в квадрат «Фильтры» (в пустом квадрате слева от выбранного поля появится галка).

Слева над таблицей появится строка с соответствующим фильтром.

• Во втором столбце «Все (вакансии)» выберите нужные вакансии (в примере: «Менеджер по продажам B2B») и нажмите кнопку «ОК».

В примере видим, что в процессе подбора много времени уходит на этапы «Неразобранные» (10 дней) и «Интервью» (10 дней).

Цифры из отчета Talantix покажут рекрутерам и руководителям реальную картину подбора в компании. Аналитика всегда выделяет тренды, а как компания будет решать поставленные задачи и оптимизировать бизнес- и HR-процессы — зависит только от вас.

Перейти в Talantix