Евгения Р. 
Индекс вежливости включает в себя:
- процент просмотренных откликов на вакансии
- процент ответов (приглашение или отказ) на отклики
- скорость ответа
Индекс вежливости дает возможность усилить фокус на эффективности подбора в условиях дефицита человеческих ресурсов.
Пандемия, миграция, мобилизация и старение населения не способствуют увеличению количества соискателей. При этом вакансий не становится меньше. Если кандидат ждет ответа долго, он теряет интерес к вакансии и уходит к конкурентам. Затянувшийся поиск сотрудника, в свою очередь, негативно влияет на бизнес компании.
Рекрутеру индекс вежливости помогает контролировать результативность своей работы с откликами. Чем активнее рекрутер работает с откликами, тем лучше алгоритмы умного поиска будут понимать, какие кандидаты релевантны для вакансии. Для некоторых компаний индекс вежливости имеет большое значение и является основным KPI рекрутера.
Руководителю группы /отдела подбора Индекс помогает контролировать эффективность своего отдела и принимать меры по улучшению его работы.
Индекс вежливости — это сводный показатель работы всех рекрутеров компании. Для поддержания его на высоком уровне необходимо отслеживать показатели каждого рекрутера и, если он низкий, принимать
соответствующие меры. Например, перераспределять нагрузку рекрутеров или пересмотреть организацию внутренних процессов.
Где отображается индекс вежливости
Соискатель после отклика на вакансию видит сводные показатели компании в своем личном кабинете в разделе «Отклики»:
- процент разбираемых откликов
- средняя скорость ответа на отклик
- время, когда ответственный менеджер по вакансии заходил на сайт
Эти показатели помогают соискателям понять, как быстро компания отвечает на отклики, и сориентироваться,
какую скорость реакции ожидать от того или иного работодателя.
Сам Индекс вежливости так, как он отображается в личном кабинете работодателя, соискатель не видит.
Рекрутер может посмотреть Индекс в личном кабинете в разделе «Мои вакансии». Там будут отображены как его собственные результаты, так и результаты по компании в целом.
Если у рекрутера нет активных или недавно архивированных вакансий, на странице «Мои вакансии» он будет видеть только один показатель — индекс вежливости компании.
- Если в компании 1 рекрутер, его Индекс будет равен индексу вежливости всей компании.
- Руководитель может видеть только один показатель (индекс вежливости по компании), если сам не ведет вакансии. Руководитель может детализировать Индекс по менеджерам и посмотреть данные по каждому рекрутеру отдельно. Подробно об этом читайте далее.
- На странице «Мои вакансии» отражена краткая информация по расчету текущего индекса вежливости, а также общий уровень Индекса (низкий, ниже среднего, выше среднего и высокий). Чтобы увидеть эту информацию, нажмите на надпись «по моим вакансиям» или «компании».
- Информация доступна для просмотра как руководителю, так и рекрутеру.
- На странице «Мои вакансии» индекс вежливости динамический — расчет показателя происходит режиме реального времени. Индекс снизится сразу после получения отклика и повысится, как только рекрутер отработает отклик.
- В отчетах Индекс обновляется раз в сутки. Кандидаты видят обновление тоже раз в сутки.
Как рассчитывается индекс вежливости
Индекс рассчитывается по следующей формуле:
Формула включает в себя 3 слагаемых: просмотры откликов, отправка приглашений / отказа (обязательно с сопроводительным письмом) и скорость ответа.
Также в расчет идут:
- звонки, переведенные в отклик
- отклики, перенесенные в папку «Подумать» с сообщением/сопроводительным письмом. Пользуйтесь этой папкой, если не приняли решение по поводу кандидата или ждете ответа от руководителя по нему. Так вы даете кандидату понять, что его отклик замечен и взят в работу, и вместе с тем не теряете в показателях Индекса.
В расчет не берутся:
- выходные и праздничные дни
- резюме соискателей, которые откликнулись на вакансию, но затем закрыли свои резюме от работодателей.
- звонки от соискателей, не подкрепленные резюме
Обратите внимание, при приглашении на этап «Подумать» отклики не будут взяты в расчёт за параметры ответа и скорости, если по ним не было направлено сопроводительное письмо или сообщение. При этом просмотр вакансии будет засчитан.
При расчете Индекса учитывается среднее значение показателей за 30 календарных дней.
Какой индекс вежливости считается оптимальным
Оптимальный уровень Индекса — 70%. Поддерживать его несложно, его можно получить уже за просмотры откликов. Остальные 30% нарабатываются за счет скорости ответа и ответа с сопроводительным письмом.
На hh.ru установлена следующая индикация индекса вежливости:
- До 50% - красный
- До 70% (включительно) - оранжевый
- От 71% - зеленый
Если вы видите красный или оранжевый цвета — это сигнал, что нужно принимать меры по повышению Индекса.
Как управлять индексом вежливости
- Просматривать все отклики.
Если просматривать все поступившие отклики на вашу вакансию, уровень индекса вежливости достигнет 70%.
- Отвечать на отклики как можно быстрее
Для многих соискателей важно получать ответы от работодателя в течение 1-3 дней. В некоторых случаях крупные компании, закрывающие массовые позиции (например, сегмента ритейл), ставят задачу отвечать на отклики не более 15 минут.
Какой срок оптимален для ваших вакансий - решать вам. Главный совет - не затягивайте с ответом.
Также учитывайте, что кандидат может задержаться на других этапах найма (например, проверке Службой безопасности). Если вакансия срочная, не теряйте время на начальном этапе.
Для достижения максимального уровня ИВ по скорости ответа на hh.ru, отвечайте на отклики в течение 24 часов.
- Мотивировать отказы сопроводительным письмом
Только в таком случае отклик считается разобранным.
- Разбирать все отклики
Когда вы определились с кандидатом - остальных можно массово перенести в отказ (с уведомлением).
Также вы можете настроить авторазбор откликов и hh.ru будет самостоятельно отбирать неподходящих кандидатов и отправлять им приглашение или отказ с уведомлением.
Разбирайте все поступающие вам отклики, так как это влияет на доверие к бренду.
Как управлять индексом вежливости через АТС систему
Если ваша компания работает с откликами в своей АТС системе и в ней не настроена обратная интеграция (не передаются данные из АТС обратно на сайт о том, какие действия были произведены с соискателем), то Индекс будут низким.
В данном случае необходимо настроить обратную интеграцию, чтобы результаты вашего разбора отображались корректно.
В системе автоматизации подбора персонала Talantix эта опция уже встроена и не требует дополнительной настройки.
Подробнее о Talantix вы можете прочитать здесь.
Как часто смотреть индекс вежливости
Смотрите индекс вежливости раз в неделю, чтобы отслеживать его изменения и в конце отчетного периода (месяца) отчитаться по результатам.
О том, как анализировать работу рекрутеров, используя индекс вежливости, а также об отчётах по ИВ из раздела «Аналитика подбора» , читайте в нашей статье.
