Talantix. Автоматизированная система управления персоналом

Мы собираем и автоматизируем HR-процессы в одном удобном пространстве Talantix, что позволит перейти от ручной работы с разрозненными файлами к стройной системе управления.

 

Технически это облачное решение, состоящее из самостоятельных модулей (=HR-процессов), которое помогает хранить и управлять данными о персонале.

  • Первый модуль системы - «Подбор» помогает вести свою базу кандидатов, привлекая их из разных источников, включая импорт откликов с HeadHunter.

Аналитика в модуле Подбора

  • Второй модуль - "Оценка талантов" позволяют оценить кандидатов или сотрудников с использованием инструментов CEB SHL Talent Measurement Solutions.

 

Описание функционала модуля «Подбор»

Вход и настройка пользователей

Авторизоваться в системе можно с разводящей страницы https://talantix.ru, используя свой текущий логин и пароль или на любой странице сайта hh.ru, через раздел "Проекты".

 

Если вы — главное контактное лицо в регистрации своей компании на hh.ru, то у вас есть возможность распределить права по другим пользователям в личном кабинете в разделе «Управление ролями»:

 

 

 

 

Добавить новых пользователей возможно путем создания их на hh.ru.

Теперь есть 2 вида ролей:

- Глобальные – Администратор, Рекрутер и Участник

- По вакансии – Ответственный, Заказчик и Наблюдатель

 

Права участников системы:

 

Участник может:

Администратор может:

Рекрутер может:

— Работать с вакансией, к которой его подключили другие участники;
— Просматривать список кандидатов на вакансиях, к которым он подключен.

- Импортировать вакансии, владельцем которых является на hh.ru, если они не были импортированы ранее;

— Работать с вакансиями любого менеджера, если эти вакансии импортированы в систему;
— Просматривать список кандидатов на всех вакансиях компании, которые импортированы в систему;

- Видеть всю аналитику в системе

- Импортировать вакансии, владельцем которых он является на hh.ru, если они не были импортированы ранее

- Работать с вакансиями, которые он импортировал или к которым его подключили другие участники

- Просмотривать всех кандидатов в базе данных

- Видеть всю аналитику по своим вакансиями

 

В настройках вакансии во вкладке Менеджеры выбор и назначение ролей выглядит теперь следующим образом:

Наблюдатель может просматривать кандидатов в этой вакансии, комментировать и назначать встречи.

Заказчик, помимо прав Наблюдателя, может еще и переводить кандидатов по этапам, добавлять новых в вакансию и смотреть воронку по данной вакансии

А Ответственный, помимо прав Заказчика, может еще редактировать описание вакансии, добавлять других участников и импортировать вакансии с hh.ru.

 

Описание ролей есть под знаком вопроса рядом с каждой ролью в вакансии:

Теперь у вакансии есть главный – Ответственный за нее (так же, как на hh всегда должен быть менеджер вакансии)

Если менеджер увольняется или у него меняется статус, нужно передать вакансию новому ответственному лицу.

 

Работа с вакансиями в Talantix

 

  1. Загрузка вакансий с HeadHunter

После авторизации вы можете загрузить вакансии с HeadHunter, автором которых являетесь. Для этого надо нажать на кнопку «Загрузить вакансии с HeadHunter» на главной странице:

Затем выбрать нужные вакансии, загрузка произойдет автоматически. Так же, при необходимости можно загрузить архивные вакансии с откликами по ним.

2. Создание своих вакансий в Talantix

В системе можно создать вакансию, не публикуя ее на работном сайте. Для этого в главном меню есть вкладка Добавить вакансию. При ее нажатии  раскрывается поле Формы вакансии с описанием, настройками этапов подбора и менеджеров.

3. Просмотр и редактирование вакансии

При выборе вакансии открываются следующие поля, слева направо: этапы подбора (с кол-вом кандидатов на них), список кандидатов, резюме выбранного кандидата. Если соискатель удалил свое резюме на hh.ru, тут оно все равно сохраняется.

Можно редактировать вакансию и менять этапы под нужды компании/вакансии:

— выстраивать их в нужной последовательности путем перетаскивания;

— добавлять новые этапы, система предложит подсказки.

Для редактирования этапов подбора нужно нажать значок шестеренки внизу боковой панели управления (темно-серый фон):

 

 

 

Можно настраивать менеджеров, участвующих в подборе на вакансию. Например, подключить заказчика или директора по персоналу. Тогда они смогут участвовать в процессе подбора:

— видеть текущее состояние работы по вакансии;

— оставлять комментарии о кандидатах;

— получать уведомления о событиях по вакансии (появление новых кандидатов, перевод их на другой этап).

 

Для добавления менеджеров нужно:

— нажать значок шестеренки внизу боковой панели управления,

— перейти во вкладку Менеджеры,

— нажать «Добавить нового менеджера»,

— ввести нужное имя или запросить список возможных, нажав на значок справа в строке ввода.

 

 

 

 

Если менеджера нет в списке, то добавить его можно через страницу работодателя на сайте hh.ru,

в списке менеджеров.

Работа с кандидатами в Talantix

  1. Ручное добавление кандидата

 

Добавить кандидата в систему можно вручную. Для этого нужно нажать вкладку «Добавить кандидата». Откроется простая форма заполнения, где только одно обязательное поле. Здесь также можно прикреплять файлы. Например, резюме в любом формате (.doc, .pdf и другие) или скан согласия на обработку персональных данных.

 

 

В Talantix есть функция, которая позволяет валидировать телефонный номер, который вводит пользователь при заведении или редактировании карточки кандидата.

Вбиваемые цифры автоматически подстраиваются под российский формат +7(или 8) (000) 000-00-00.

Работает данная функция следующим образом:

  • При добавлении телефонного номера пользователь сразу же видит, как меняется формат при добавлении цифр

  • Если вводится отличный от российского формата телефонный номер, то система не запрещает этого, но формат сбивается и Вы это видите.
  • При сохранении система еще раз валидирует номер телефона и сообщает о том, если номер введен некорректный.

 

2. Импорт резюме

  • Автоматический импорт с hh.ru

Если вы работаете над вакансиями, которые импортировали с hh.ru, то кандидаты из откликов по этим вакансиям загружаются в систему автоматически.
Настройки импорта и уведомлений можно менять как при добавлении новых, так и при редактировании ранее импортированных вакансий.

Тут можно включить/выключить автоматическую загрузку всех откликов с hh.ru или только тех, которые приходят с этапа «Отказ». В уже добавленных вакансиях импорт настраивается при нажатии на шестеренку.

С почтовыми уведомлениями тоже все просто — необходимо зайти во вкладку «Менеджеры» при импорте вакансии или ее редактировании и ставите нужные галочки:

В форме добавления вакансии, сразу после описания, появилась вкладка «Настройки импорта откликов из hh».

  • Импорт резюме из файла

Как это работает:

  1. При нажатии на кнопку «Добавить кандидата» открывается окно с формой заполнения.

Справа в этом окне появилась новая кнопка «Импорт из файла».

 

2.При нажатее на кнопку «Импорт из файла» раскрывается Форма прикрепления файла с предложением выбрать файл для импорта.

Пока резюме распознается крутится лоадер загрузки. Это занимает несколько секунд. После успешного распознания резюме пользователь видит уже заполненную карточку резюме:

 

Файл также сохраняется вложенным документом к карточке данного кандидата.

Особенности:

  • поддерживаются все основные форматы: pdf, txt,rtf, doc,docx,odt
  • размер файла до 5мб
  • языки: русский и английский  - точно да.
  • заполненные таким способом поля пользователь пока не сможет редактировать.

3. Добавление кандидата с работных сайтов

Если вы работаете с сайтами по поиску персонала (hh.ru, superjob.ru, avito.ru, job-mo.ru, zarplata.ru), можно воспользоваться приложением, которое помогает добавлять найденных кандидатов в систему в один клик. Для этого нужно установить "Кнопку импорта резюме"

 

— Установите кнопку (приложение доступно для Google Chrome, Yandex Browser, Mozilla);

— Нажмите на иконку приложения в правом верхнем углу страницы с резюме;

— Если вы не авторизованы в системе, осуществите вход;

— Подтвердите импорт.

4. Прикрепление кандидата к вакансиям

Чтобы прикрепить кандидата к вакансии, нажмите «Прикрепить к вакансии»

 

 

2Gzw2ZNhqjiYvMLO6Xw1omGlY1zrBeQlX23K_D94

 

 

5. Комментирование кандидатов в Talantix

В системе есть возможность оставлять комментарии на карточке кандидата. Любой менеджер, которому выданы права участника проекта вакансии, сможет оставить свои впечатления от кандидата на его карточке. Комментарии можно редактировать, удалять. Уведомления об оставленных комментариях приходят всем участникам проекта вакансии. Отписаться от этого типа уведомлений на данном этапе нельзя.

 

Если кандидат находится на отлчном от этапа Неразобранные, то при открытии его карточки пользователь попадает сразу же на вкладку Комментарии, а не на резюме. На этапе Неразобранные и из меню Кандидаты карточка кандидата открывается на вкладке Резюме.

 

 

 

 

6. Печать резюме кандидата из Talantix

Резюме из системы можно распечатать. На версии для печати будет отображаться карточка кандидата, а также имя инициатора печати для контроля безопасности.

 

7. Поиск по базе кандидатов

В системе можно осуществлять поиск кандидатов:

  • по ФИО

  • по контактной информации

  • по метке или меткам

  • по наличию/отсутствию согласия на обработку персональных данных.

Возможности расширенного поиска по кандидатам в системе сейчас находятся в разработке.

 

8. Как переслать кандидата коллеге

У каждого кандидата в системе есть своя уникальная ссылка. Например: https://talantix.ru/ats/person/1530

Такую ссылку на кандидата можно переслать коллеге, скопировав адрес страницы из строки браузера. Коллега увидит содержимое страницы, если у него есть доступ к системе и к работе с этой вакансией.

 

9. Перевод кандидата на другой этап подбора

Для перемещения кандидата на другой этап подбора нужно выбрать кандидата (навести на него курсор) и нажать на список этапов, который появляется при нажатии.

 

10. Календарь

Для чего он нужен: чтобы назначать встречи с кандидатами и другими участниками событий в компании, чтобы не забывать про них и иметь возможность назначать групповые интервью, чтобы информировать участников интервью об этих встречах.

На некоторых мониторах это может выглядеть следующим образом: Не влезающие на экран пункты меню собраны в «Еще»

  • Событие можно создать как из карточки человека (с привязкой к вакансии),так и из календаря

  • При создании события можно добавить необходимое количество кандидатов, пригласить коллег на интервью, назначить дату и время события, указать тип события (интервью, оценка, обсуждение оффера и т.д.) и добавить комментарий к нему
  • Отображение календаря возможно в разрезе месяца, недели, дня
  • Кликнув на событие, можно посмотреть его детали и перейти по ссылке на странички кандидатов или на вакансию
  • Участникам данного события придет письмо на почту

11. Метки кандидатов

В Talantix сущесвтует функционал, который дает возможность проставлять метки на кандидатах.
Создан для удобства маркировки кандидатов и дальнейшего поиска их по этим меткам. Например, «Кадровый резерв» или «Недозвон» или «Python» и т.д.
Работает это следующим образом:

  • На карточке кандидата появилась функция «Добавить метку»
  • При вводе метки система подсказывает, если такая метка уже заведена кем-то из пользователей
  • Добавленная метка отображается в карточке кандидата
  • Можно добавить любое количество меток
  • Если метка очень длинная, то в интерфейсе она отображается сокращенно, но при наведении мышки ее видно полностью
  • Поиск по меткам осуществляется путем нажатия на саму метку на страничке кандидата и тогда в выборке отобразятся все кандидаты, которые имеют данную метку.
  • Либо во вкладке Кандидаты через поиск по меткам
  • Поиск можно осуществлять и по нескольким меткам

 

12. Отправка кандидату или группе кандидатов "Согласия на обработку персональных данных"

Получить в системе согласие на обработку персональных данных от кандидата или группы кандиатов можно двумя способами:

1) если согласие нужно направить одному кандидату, то это можно сделать из его карточки

 

 

 

2) если согласие нужно направить нескольким кандидатам, то это можно сделать из вкладки "Все кандидаты". В системе отображаются общее количество кандидатов, а также те, у которых нет полученного согласия на обработку персональных данных. В данном окне есть возможность запросить согласие у всех таких кандидатов или выделить тех, от которых необходимо получить данное согласие.

 

При нажатии на кнопку «Запросить согласие» открывается поп-ап, описывающий  основные положения закона и процесс получения такого согласия в системе Talantix:

При первом нажатии кнопки «Запросить согласие» система попросит заполнить свои реквизиты в настройках, чтобы в Согласии, которое принимает соискатель, подставились ваши реквизиты. Вы можете просмотреть форму согласия, но не можете ее изменить (только свои реквизиты):

Если реквизиты заполнены, то при нажатии на кнопку «Запросить согласие» соискателю уходит письмо:

Письмо приходит от @talantix.ru со ссылкой на вашу компанию, при этом формируется индивидуальная ссылка под пару «кандидат-работодатель»

Соискатель при переходе по ссылке видит описание и может либо согласиться, либо отказаться.

  • Если согласится, то в интерфейсе отобразится подтверждение.

 

  • Если не согласится, то это сигнал для вас, что согласие не дано и лучше такого кандидата не держать в базе.

Так выглядит, когда он не согласился:

 

  • Если кандидат не прочитал письмо или не ответил, то в системе отображено  ожидание.

Пока мы не ограничиваем время ожидания.

Если вы захотите сделать фильтр кандидатов по статусу, то это можно сделать в правом верхнем меню «Все кандидаты»:

На данный момент Согласие направляется единожды. Повторить запрос пока нельзя.

Функционал работает в режиме адаптивной верстки, то есть доступен и с мобильных устройств.

12. Удаление кандидатов из базы Talantix

Во вкладке Кандидаты при выборе  кандидата или при выборе группы кандидатов появляется кнопка удаления и/ или значок корзины. При выборе кандидата на карточке человека появилась кнопка Удалить:

При выборе группы кандидатов появляется значок корзины для реализации групповой операции удаления:

 

После нажатия на удаления карточки людей вместе с их содержимом удаляются из базы. Наверху в течение 20 секунд виден информер об у

Помогла ли вам эта статья?