Talantix. Автоматизированная система управления персоналом

Мы собираем и автоматизируем HR-процессы в одном удобном пространстве Talantix, что позволит перейти от ручной работы с разрозненными файлами к стройной системе управления.

 

Технически это облачное решение, состоящее из самостоятельных модулей (=HR-процессов), которое помогает хранить и управлять данными о персонале.

  • Первый модуль системы - «Подбор» помогает вести свою базу кандидатов, привлекая их из разных источников, включая импорт откликов с HeadHunter.
  • Второй модуль - "Оценка талантов" позволяют оценить кандидатов или сотрудников с использованием инструментов CEB SHL Talent Measurement Solutions.

Описание функционала модуля «Подбор»

Вход и настройка пользователей

Авторизоваться в системе можно с разводящей страницы https://talantix.ru, используя свой текущий логин и пароль.

 

Если вы — главное контактное лицо в регистрации своей компании на hh.ru, то у вас есть возможность распределить права по другим пользователям во вкладке «Менеджеры»:

 

 

 

Добавить новых пользователей возможно путем создания их на hh.ru.

 

Права участников и администратора

Участник может:

Администратор может:

— Импортировать вакансии, владельцем которых является на hh.ru, если они не были импортированы ранее;
— Работать с вакансией, которую импортировал;
— Просматривать список кандидатов на вакансиях, которые он импортировал.

— Импортировать вакансии, владельцем которых является на hh.ru, если они не были импортированы ранее;
— Работать с вакансиями любого менеджера, если эти вакансии импортированы в систему;
— Просматривать список кандидатов на всех вакансиях компании, которые импортированы в систему.

 

Работа с вакансиями в Talantix

 

  1. Загрузка вакансий с HeadHunter

После авторизации вы можете загрузить вакансии с HeadHunter, автором которых являетесь. Для этого надо нажать на кнопку «Загрузить вакансии с HeadHunter» на главной странице:

Затем выбрать нужные вакансии, загрузка произойдет автоматически. Так же, при необходимости можно загрузить архивные вакансии с откликами по ним.

2. Создание своих вакансий в Talantix

В системе можно создать вакансию, не публикуя ее на работном сайте. Для этого в главном меню есть вкладка Добавить вакансию. При ее нажатии  раскрывается поле Формы вакансии с описанием, настройками этапов подбора и менеджеров.

3. Просмотр и редактирование вакансии

При выборе вакансии открываются следующие поля, слева направо: этапы подбора (с кол-вом кандидатов на них), список кандидатов, резюме выбранного кандидата. Если соискатель удалил свое резюме на hh.ru, тут оно все равно сохраняется.

Можно редактировать вакансию и менять этапы под нужды компании/вакансии:

— выстраивать их в нужной последовательности путем перетаскивания;

— добавлять новые этапы, система предложит подсказки.

Для редактирования этапов подбора нужно нажать значок шестеренки внизу боковой панели управления (темно-серый фон):

 

 

 

Можно настраивать менеджеров, участвующих в подборе на вакансию. Например, подключить заказчика или директора по персоналу. Тогда они смогут участвовать в процессе подбора:

— видеть текущее состояние работы по вакансии;

— оставлять комментарии о кандидатах;

— получать уведомления о событиях по вакансии (появление новых кандидатов, перевод их на другой этап).

 

Для добавления менеджеров нужно:

— нажать значок шестеренки внизу боковой панели управления,

— перейти во вкладку Менеджеры,

— нажать «Добавить нового менеджера»,

— ввести нужное имя или запросить список возможных, нажав на значок справа в строке ввода.

 

 

 

 

Если менеджера нет в списке, то добавить его можно через страницу работодателя на сайте hh.ru,

в списке менеджеров.

Работа с кандидатами в Talantix

  1. Ручное добавление кандидата

 

Добавить кандидата в систему можно вручную. Для этого нужно нажать вкладку «Добавить кандидата». Откроется простая форма заполнения, где только одно обязательное поле. Здесь также можно прикреплять файлы. Например, резюме в любом формате (.doc, .pdf и другие) или скан согласия на обработку персональных данных.

 

 

 

2. Импорт резюме

  • Автоматический импорт с hh.ru

Если вы работаете над вакансиями, которые импортировали с hh.ru, то кандидаты из откликов по этим вакансиям загружаются в систему автоматически.

  • Импорт резюме из файла

Как это работает:

  1. При нажатии на кнопку «Добавить кандидата» открывается окно с формой заполнения.

Справа в этом окне появилась новая кнопка «Импорт из файла».

 

2.При нажатее на кнопку «Импорт из файла» раскрывается Форма прикрепления файла с предложением выбрать файл для импорта.

Пока резюме распознается крутится лоадер загрузки. Это занимает несколько секунд. После успешного распознания резюме пользователь видит уже заполненную карточку резюме:

 

Файл также сохраняется вложенным документом к карточке данного кандидата.

Особенности:

  • поддерживаются все основные форматы: pdf, txt,rtf, doc,docx,odt
  • размер файла до 5мб
  • языки: русский и английский  - точно да.
  • заполненные таким способом поля пользователь пока не сможет редактировать.

3. Добавление кандидата с работных сайтов

Если вы работаете с сайтами по поиску персонала (hh.ru, superjob.ru, avito.ru, job-mo.ru, zarplata.ru), можно воспользоваться приложением, которое помогает добавлять найденных кандидатов в систему в один клик. Для этого нужно установить "Кнопку импорта резюме"

 

— Установите кнопку (приложение доступно для Google Chrome, Yandex Browser, Mozilla);

— Нажмите на иконку приложения в правом верхнем углу страницы с резюме;

— Если вы не авторизованы в системе, осуществите вход;

— Подтвердите импорт.

4. Прикрепление кандидата к вакансиям

Чтобы прикрепить кандидата к вакансии, нажмите «Прикрепить к вакансии»

 

 

2Gzw2ZNhqjiYvMLO6Xw1omGlY1zrBeQlX23K_D94

 

 

5. Комментирование кандидатов в Talantix

В системе есть возможность оставлять комментарии на карточке кандидата. Любой менеджер, которому выданы права участника проекта вакансии, сможет оставить свои впечатления от кандидата на его карточке. Комментарии можно редактировать, удалять. Уведомления об оставленных комментариях приходят всем участникам проекта вакансии. Отписаться от этого типа уведомлений на данном этапе нельзя.

 

 

 

 

6. Печать резюме кандидата из Talantix

Резюме из системы можно распечатать. На версии для печати будет отображаться карточка кандидата, а также имя инициатора печати для контроля безопасности.

 

7. Поиск по базе кандидатов

В системе можно осуществлять поиск кандидатов:

  • по ФИО

  • по контактной информации.

Возможности расширенного поиска по кандидатам в системе сейчас находятся в разработке.

 

8. Как переслать кандидата коллеге

У каждого кандидата в системе есть своя уникальная ссылка. Например: https://talantix.ru/ats/person/1530

Такую ссылку на кандидата можно переслать коллеге, скопировав адрес страницы из строки браузера. Коллега увидит содержимое страницы, если у него есть доступ к системе и к работе с этой вакансией.

 

9. Перевод кандидата на другой этап подбора

Для перемещения кандидата на другой этап подбора нужно выбрать кандидата (навести на него курсор) и нажать на список этапов, который появляется при нажатии.

 

10. Отправка кандидату или группе кандидатов "Согласия на обработку персональных данных"

Получить в системе согласие на обработку персональных данных от кандидата или группы кандиатов можно двумя способами:

1) если согласие нужно направить одному кандидату, то это можно сделать из его карточки

 

 

 

2) если согласие нужно направить нескольким кандидатам, то это можно сделать из вкладки "Все кандидаты". В системе отображаются общее количество кандидатов, а также те, у которых нет полученного согласия на обработку персональных данных. В данном окне есть возможность запросить согласие у всех таких кандидатов или выделить тех, от которых необходимо получить данное согласие.

 

При нажатии на кнопку «Запросить согласие» открывается поп-ап, описывающий  основные положения закона и процесс получения такого согласия в системе Talantix:

При первом нажатии кнопки «Запросить согласие» система попросит заполнить свои реквизиты в настройках, чтобы в Согласии, которое принимает соискатель, подставились ваши реквизиты. Вы можете просмотреть форму согласия, но не можете ее изменить (только свои реквизиты):

Если реквизиты заполнены, то при нажатии на кнопку «Запросить согласие» соискателю уходит письмо:

Письмо приходит от @talantix.ru со ссылкой на вашу компанию, при этом формируется индивидуальная ссылка под пару «кандидат-работодатель»

Соискатель при переходе по ссылке видит описание и может либо согласиться, либо отказаться.

  • Если согласится, то в интерфейсе отобразится подтверждение.

 

  • Если не согласится, то это сигнал для вас, что согласие не дано и лучше такого кандидата не держать в базе.

Так выглядит, когда он не согласился:

 

  • Если кандидат не прочитал письмо или не ответил, то в системе отображено  ожидание.

Пока мы не ограничиваем время ожидания.

Если вы захотите сделать фильтр кандидатов по статусу, то это можно сделать в правом верхнем меню «Все кандидаты»:

На данный момент Согласие направляется единожды. Повторить запрос пока нельзя.

Функционал работает в режиме адаптивной верстки, то есть доступен и с мобильных устройств.

11. Удаление кандидатов из базы Talantix

Во вкладке Кандидаты при выборе  кандидата или при выборе группы кандидатов появляется кнопка удаления и/ или значок корзины. При выборе кандидата на карточке человека появилась кнопка Удалить:

При выборе группы кандидатов появляется значок корзины для реализации групповой операции удаления:

 

После нажатия на удаления карточки людей вместе с их содержимом удаляются из базы. Наверху в течение 20 секунд виден информер об успешном удалении с возможностью восстановить проделанное действие:

 

В случае нажатия на восстановление, кандидаты в базе вернутся на свои места. Если не воспользоваться функцией восстановления, то по истечению часа мы удаляем данные из системы безвозвратно.

Мобильность

Мы используем адаптивную верстку. Это значит, что системой удобно пользоваться с любого из устройств:

  • ПК с любым размером экрана;
  • планшета;
  • мобильного телефона.

Если у вас возникли какие-либо вопросы, пожелания или комментарии, вы всегда можете обратиться в нашу службу поддержки: feedback@talantix.ru. 

Аналитика

  1. Воронка кандидатов

Аналитика строится по данным выбранной вакансии, с данными по количесву кандидатов на каждом этапе в этой вакансии,

а также с общим показателем  - длительность работы над вакансией, общей конверсией (от первого этапа к последнему).

Цветом отображаются источники кандидатов (красный – hh.ru) J

Наша цель - помочь пользователям анализировать свою эффективность и делать верные решение и прогнозы.

Вот так это выглядит:

Ниже под графиком есть табличное представление более детальных данных: в цифрах и в процентах.

2. Источники кандидатов

Аналитика строится по данным выбранной вакансии или по группе.

Цветом отображаются источники кандидатов (красный – hh.ru)

Наша цель - помочь пользователям анализировать свою эффективность и делать верные решение и прогнозы.

Вот так это выглядит:

3. Время закрытия вакансии и среднее время закрытия вакансии

Аналитика строится по разным вакансиям или по нескольким, или по всем сразу и за разные временные промежутки.

Цель данного отчета: помочь руководителям анализировать лид-тайм (срок закрытия) разных вакансий, сравнивать рекрутеров, сопоставлять данные по разным периодам.

Выглядит это в системе следующим образом:

4.  Загрузка рекрутеров

Данный отчет доступен только администраторам системы.

Его цель – дать понимание руководителю отдела подбора или руководителю всей компании о загрузке своих рекрутеров (сколько активных вакансий у каждого в работе и сколько всего вакансий открыто в компании).

Описание функционала модуля «Оценка»

В модуль «Оценка» встроены инструменты сервиса «Оценка талантов», которые позволяют оценить кандидатов или сотрудников с использованием инструментов CEB SHL Talent Measurement Solutions.

Войти в модуль «Оценка» можно с разводящей страницы по ссылке https://talantix.ru/employees. Для старта работы с модулем Оценка нужно нажать на кнопку «Войти в личный кабинет»:

Управление

Доступ к системе есть у всех менеджеров компании-работодателя. Войти можно, используя свой текущий логин и пароль. Если нужно дать права доступа новому менеджеру (нет на hh.ru в качестве менеджера), необходимо вначале добавить нового менеджера в личном кабинете на hh.ru, после этого он появится в списке менеджеров на talantix.ru/employees

 

 

Автоматически статус Участника получает любой менеджер вакансий при первом входе. Менеджер с правами Участника в списке сотрудников будет видеть всех сотрудников, приглашенных на оценку, но ему будут доступны результаты оценки только тех сотрудников, которых пригласил он сам. Если нужно, чтобы менеджер с правами участника также видел результаты по всем сотрудникам, необходимо во вкладке Менеджеры дать ему права администратора.

Автоматически статус Администратора получает главное контактное лицо при первом входе. Администраторов может быть несколько, можно дать права администратора любому менеджеру вакансий, а также забрать права администратора, если администратором должен быть другой сотрудник. Администратор может назначать права и полный доступ к сервису: добавление сотрудников, приглашение их на оценку, просмотр результатов. Администратор видит всех сотрудников, приглашенных на оценку другими менеджерами, и может видеть результаты оценки.

Приглашение сотрудников или кандидатов без резюме на hh.ru на тестирование

Для того, чтобы добавить нового сотрудника/кандидата без резюме на hh.ru для отправки ему теста, нажмите кнопку «Добавить сотрудника».

 

Обратите внимание, что для приглашения сотрудников к тестированию, у вас должны быть приобретены соответствующие инструменты. Приобрести их можно через прайс-лист или обратившись к своему персональному менеджеру.

Списание инструментов, как и при оценке соискателей, происходит после получения результатов тестирования. Если сотрудник не прошел тестирование в течение 6 дней, то неиспользованный инструмент возвращается на счет и его можно назначить другому сотруднику.

Помогла ли вам эта статья?